Сүүлийн жилүүдэд Монголын байгууллагууд дижитал шилжилт, бүтээмж, үйл ажиллагааны үр ашиг гэж их ярьж бичиж байна. 2025 оны 10-р сард бидний явуулсан судалгаанаас ч энэ хэрэгцээ ААНБ-уудад их байгаа нь бодитоор харагдсан. 

Гэвч бодит амьдралд “ERP систем нэвтрүүлсэн ч үр дүн гарахгүй байна”, “хурд бүтээмж нэмэгдэхгүй байна”, “ажлын уялдаа холбоо сайжрахгүй байна”, “нэгжүүдийн хооронд үүсдэг асуудал багасахгүй байна” гэх нийтлэг асуудал тулгарсаар байна.

Бидний туршлагаас харахад эдгээр асуудлын үндсэн шалтгаан нь нэвтрүүлсэн технологи, систем (ERP гэх мэт) биш, харин байгууллага дах процесс менежмент сул байгаа явдал юм.

Байгууллага дахь процесс менежментийн талаарх мэдлэг ойлголт болон хэрэгжилт сул байхад ямар ч систем нэвтрүүлсэн түүний үр нөлөөг бүрэн гарган авч чадахгүй, эсвэл бүр үр нөлөөгүй ч болох эрсдэлтэй юм.

Иймээс бид байгууллагын тогтвортой өсөлт, дижитал шилжилтийн үндэс суурь нь бизнес процесс менежмент (Business Process Management – BPM) гэж үздэг.

BPM гэж юу вэ? 

BPM-ийг бизнес процесс менежментийн чиглэлийн мэргэжилтнүүд болон программ хангамжийн салбарынхан бага зэрэг ялгаатай тодорхойлж ойлгодог.

Бид илүү бизнес процесс менежментийн өнцгөөс энэ сэдвийг ярьдаг тул BPM-ийг байгууллагын зорилго, стратегийг өдөр тутмын үйл ажиллагаатай уялдуулж, процесс бүрийг тодорхой, хэмжигдэхүйц, сайжрах боломжтой, автоматжихад бэлэн байдлаар удирдах системтэй менежментийн аргачлал гэдгээр тодорхойлдог.

Энгийнээр хэлбэл BPM нь хэн, хэзээ, юуг, хэрхэн яаж, ямар шалгуураар хийхийг хувь хүний туршлагад бус байгууллагын тогтолцоонд (дэг) суурилуулдаг удирдлагын соёл юм.

Яагаад BPM Монголын байгууллагуудад зайлшгүй хэрэгтэй вэ?

Бидний хийсэн процессын үнэлгээ, зөвлөх үйлчилгээний төслүүдэд дараах нийтлэг асуудлууд байнга илэрдэг.

1. Процесс бичигдээгүй буюу баримтжаагүй байдаг (эсвэл ам дамжсан байдлаар буюу хэн нэг туршлагатай хүний толгойд байдаг. Үүнээс болж процессын талаарх мэдлэгийг хуваалцах боломж хязгаарлагдмал болсон),
2. Процессын хариуцагчид тодорхойлогдоогүй, эсвэл ажил үүрэг давхацсан байх. Үүнээс болж процесс дахь зарим ажил эзэнгүй орхигдох эсвэл ажил үүрэг тодорхойгүйгээс ажилтнуудын дунд үл ойлголцол үүсэх.,
3. End-to-end буюу урт процессыг чиг үүргийн нэгжүүдээр салгаж, тус тусын хариуцах ажил гэж үзэж зөвхөн өөрийн нэгжийн ажлыг чухалчилж үзэх. Үүнээс болж End-to-end процесс дээр асуудал үүсэж, удаашрах, гацах, нэгжүүд хооронд үл ойлголцол үүсэх гэх мэт сөрөг үзэгдлүүд бий болсон байдаг,
4. Процесс дахь шийдвэр гаргах эрх мэдэл процесс хариуцагч нарт өгөгдөөгүй байдаг. Энэ эрх мэдэл ихэвчлэн цөөн хүнд байдаг. Тэр цөөн хүн нь энэ эрх мэдэл, үүргээ бас сайн ухамсарлаж ойлгоогүйгээс бол тухайн процесс дээр удаашрал (bottleneck) үүсгэж байгаагаа ойлгоогүй явж байдаг,
5. Процесс дахь нарийн төвөгтэй зарим үйл ажиллагаа алхмыг стандартжуулаагүй (үүнийг практикт стандарт ажлын журам, стандарт ажлын заавар гэдэг) байдал. Үйл ажиллагааг дэглээгүйгээс болж тухайн ажлыг ажилтнууд өөр өөрийн арга барил, мэдлэгээр хийдэг ба энэ нь ялгаатай үр дүнд хүргэж, заримдаа процесс дээр асуудал гаргадаг.

Байгууллага BPM-ийг амжилттай хийснээр дээр дурдсан асуудлуудыг шийдэхээс гадна өөр бусад үр дүнгүүдийг ч хүртэх боломжтой.

Ажлын хурд, бүтээмж үр ашиг нэмэгдэнэ- Учир нь процессыг илүү хурдан хэрэгжүүлэх үүднээс илүү, шаардлагагүй алхмууд, давхардсан хяналтууд арилгах ёстой.

Үйл ажиллагаа, илүү ил тод болж хүмүүсийн хариуцлага, оролцоо нэмэгдэнэ.  Учир нь BPM-ийн хүрээнд процесс дахь үйл ажиллагаа бүрийн хариуцах эзэн, шийдвэр гаргах эрх мэдлийг тогтоож өгдөг. Аливаа асуудал, алдааг  “хүнээс” бус “процессоос” харах боломж нэмэгддэг.

Процесс бүр гүйцэтгэлийн шалгууртай болдог. Ингэснээр тухайн процессын мониторинг сайжрах ба процесс дээр гарч буй алдаа дутагдал, асуудлыг илүү сайн датагаар хэмжиж үнэлэх боломжтой болдог.

BPM-ийг амжилттай эрсдэлийг сая дижитал шилжилт хийхэд илүү амар хялбар болдог ба дижитал шилжилт хийснийхээ үр дүнг илүү дээр авах боломжийг нэмэгдүүлдэг. Мөн ERP нэвтрүүлэх гэх мэт дижитал шилжилт амжилтгүй болох эрсдэлийг бууруулж асар их мөнгө санхүү, цаг хугацааны алдагдлаас сэргийлэх боломж олгодог.

Тэгвэл BPM-ийг амжилттай хийхэд юу чухал вэ? 

Бидний туршлагаас BPM-ийг амжилттай хийхэд 2 зүйл амжилтын фактор болж байна гэж хардаг. Эдгээр нь:

1-рт дээд удирдлагын өөрийн хүсэл зориг, манлайлал

2-рт BPM-ийн талаарх зөв, мэдлэг ойлголтыг системтэй авах явдал юм

Удирдлагын өөрийн хүсэл зориг, манлайлал нь байгууллага даяараа BPM руу тууштай хандах хандлага, дэмжлэгийг бий болгож үндсэн суурь болдог. Мөн процесс дахь үүрэг, хариуцлага, эрх мэдлийг болон процесс дахь бодлого, нөхцөл болзлыг тогтоох гол тулгуур болдог.

Харин BPM-ийн талаарх зөв, системтэй мэдлэг ойлголт нь BPM-ийн хүрээнд хийгдэх ажлуудыг зөв чиглүүлж амжилтад хүрэхэд тусална.

BPM-ийн хүрээнд юу хийгддэг вэ?

BPM нь тасралтгүй цикл юм. Өөрөөр хэлбэл, байгууллага нэгэнтээ үүн рүү тууштай шилжвэл энэ нь тасралтгүй цикл байдлаар эргэлдэх ёстой гэсэн үг. Энэ эргэлт дунд процессууд as is-ээс to be руу сайжран өөрчлөгдөж, процесс дээр гардаг алдаанууд багасаж, энэ эргэлт дунд л байгууллагад технологи нэвтэрч, дижитал шилжилт хийгдэж ERP нэвтэрч, BPA, RPA хийгдэж мөн кайзен ажлууд хийгдэж байх ёстой.

1. Байгууллагын бизнес процесс, үйл ажиллагааны процессуудыг ойлгож тогтоодог.
2. Процессын архитектурыг ойлгох гэж нэрлэдэг. Энэ хүрээнд High level процесс зураглалыг хийж мөн байгууллагын процессын сан (Process repository)-г өөрийн боломжоор үүсгэдэг. (MS Excel дээр ч процесс сан үүсгэх боломжтой.)
3. Чухал процессуудаасаа эхлэн, процессуудаа End-to-end (дан процесс) байдлаар тогтоож зурагладаг. Байгууллагын өөрийн хэрэгцээ нөөц боломжид тулгуурлан процесс зураглалын янз бүрийн арга хэрэгсэл ашиглан зураглаж болно. Мэдээж зардалгүй, гарын дор ойрхон хэрэгсэл болох MS Visio-г ашиглахаас эхлэн болон боломжийг хамтад нь санал болгодог Prime BPM Modeller гэх мэт бэлэн системүүдийг ч хэрэглэх боломжтой.
4. Энэ зураглалыг одоогийн төлөв байдлаар (as is) зураглахаас гадна хэрэв боломжтой бөгөөд шаардлагатай бол сайжруулсан хувилбараар (to be) зураглал хийдэг.  Процессын зураглал хийх нь цаашид процесст анализ хийх, сайжруулах, BPA болон RPA (BPA, RPA сэдвээр тусдаа нийтлэл бичнэ) хийх гэх мэт дараа дараагийн олон боломжийг бий болгож өгдөг тул ийнхүү зурагладаг юм. Хэрэв тухайн байгууллагад боломж байх аваас BPA, RPA хийх боломж олгох үүднээс процессыг BPMN хэл дээр ч зураглаж болно.  Мэдээж энэ тохиолдолд зураглал хийж буй ажилтнууд эсвэл зөвлөж буй зөвлөхүүд BPMN зураглал хийх мэдлэг, чадвартай байх шаардлагатай
5. Процессын гүйцэтгэлийн үзүүлэлтийг оновчтой тогтоох, тогтоосон үзүүлэлтээр тухайн процесст мониторинг хийхэд шаардлагатай датаг бий болгох (дата үүсгэх боломж нь бүртгэлүүд байдаг). Процессын гүйцэтгэлийн үзүүлэлтийг чанар, бүтээмжийн, санхүүгийн, цаг хугацааны үзүүлэлтүүд тогтоох боломжтой.
6. BPM-ийн талаарх мэдлэг ойлголтыг нийт байгууллага даяар түгээж ойлгуулах. Энэ нь BPM-ийн хүрээнд хийгдэж буй ажлуудыг нийт хүмүүст ойлгуулж, уг ажлыг дэмжих, хэрэгжүүлэх, процесс дахь үүргээ ойлгох, процессыг дагаж мөрдөх, хувь нэмэр оруулах гэх мэт боломжуудыг бий болгодог.

Дээр дурдсан 5 гол үйл ажиллагаа нь BPM рүү шилжиж орж байх эхэн үед хийгдэх гол ажлууд юм. Бүх ажлууд биш. Энд дурдаагүй олон ажлууд хийгдэнэ.

OBSERVE Consulting™ ЗҮБ нь BPM чиглэлээр сургалт, зөвлөгөө, үнэлгээ гэх мэт үйлчилгээнүүдийг байгууллагын онцлогт тохируулан санал болгодгийг ихэнх уншигчид маань мэдэх байх. Мөн бид ААНБ-ын удирдлагуудад энэ сэдвээр 1 цагийн зөвлөгөөг ҮНЭ ТӨЛБӨРГҮЙ үзүүлдэг тул бидэнтэй холбогдож үнэгүй зөвлөгөө мэдээлэл авч цаашид шийдвэр гаргалтдаа ашиглаасай гэж зөвлөж байна.

Эцэст нь дурдахад, өнөөгийн бизнесийн ертөнцөд хэн BPM рүү түрүүлж алхам хийнэ тэр байгууллага өрсөлдөх чадвартаа томоохон хөрөнгө оруулалт хийж буй хэрэг юм.